Anexo - Uso do Tot-Win

Características do Tot-Win*

Iniciando o Tot-Win*

Módulos do Menu de Opções - Arquivos *

Módulos do Menu de Opções - Acessórios *

Módulos do Menu de Opções - Suporte *

Elementos básicos do Tot-Win*

Preparando o Tot-Win*

Trabalhando com o Tot-Win*

Agenda *

Atendimento Clínico *

Recursos Avançados *

Especificações para o equipamento

• Microcomputador IBM PC compatível com Pentium 200 MMX ou superior;
• Windows 95 ou Windows 98, configurado para exibir 16 milhões de cores;
• mínimo de 32 megabytes de memória RAM;
• mínimo de 2 gigabytes de disco rígido (maior capacidade quando há necessidade de armazenar imagens digitais em conjunto com os dados clínicos);
• placa de vídeo de 2 megabytes de RAM;
• monitor SVGA colorido com resolução para 800x600 pixels;
• Zip Drive ou outro dispositivo para fazer cópia de segurança dos dados.
• leitor para CD-ROM;
• disk drive para discos de 3,5 polegadas;
• impressora jato de tinta (impressora colorida recomendada para a impressão de orientações médicas com imagens coloridas);
• estabilizador de tensão (recomenda-se no-break);

Equipamentos opcionais

• kit multimídia com placa de som e drive de CD-ROM, recomendado para consultas aos bancos de informação em CD-ROM (revistas médicas, anais de congressos) e o banco de seqüências de vídeo armazenados com o Tot-Win.
• máquina fotográfica digital ou outro dispositivo de captura de imagens digitais (scanner, filmadoras, etc.) para aquisição de imagens dos pacientes, armazenadas junto às fichas clínicas.

O uso do Tot-Win pressupõe conhecimento básico das funções e das capacidades do Windows 95, Windows 98, ou versão posterior que os tenha substituído.

É aconselhável, aos novatos em informática, um treinamento básico antes de adotar o computador como sua ferramenta de trabalho, particularmente para aqueles que não estão familiarizados com os recursos disponíveis para todos os programas executados sob o ambiente do Windows.

O Tot-Win possui vários recursos avançados cujo uso é opcional. Recomenda-se que estes recursos sejam estudados somente após o domínio dos recursos básicos e de acordo com as necessidades no dia a dia. Grande parte dos recursos avançados encontram-se no Menu de Opções (na parte superior da tela do Tot-Win) e serão abordados adiante (*).

Ao executar o Tot-Win, aparecerão os botões de acesso aos principais módulos na tela principal:

• Ficha Clínica,
• Banco de Imagens,
• Cadastro de Medicamentos,
• Agenda,
• Diagnósticos,
• Orientação,
• Menu Secundário e
• Sair.

Na parte superior da tela temos o Menu de Opções, que oferece acesso aos módulos complementares e recursos avançados do programa. São opções deste Menu:

• Arquivos (página *),
• Editar,
• Registros,
• Geral,
• Acessórios  (página *) e
• Suporte (página *).

Segue-se uma breve descrição dos módulos da Tela Principal do Tot-Win.

A Ficha Clínica é uma das bases do sistema. Nela são armazenados dados pessoais, informações clínicas, dados do exame físico, diagnósticos, condutas, evolução e fotos dos pacientes.

A partir da Ficha Clínica pode-se emitir prescrições de medicamentos, atestados e orientações para os pacientes. Este módulo é integrado aos aspectos administrativos, tais como agenda de consultas e lançamento de procedimentos realizados, entre outros.

Módulo para gerenciamento de imagens que podem ser utilizadas como material de explanação e orientação ao paciente. Você poderá inserir suas próprias imagens obtidas através de um scanner, filmadora ou máquina fotográfica digital. Este módulo pode ser utilizado de forma independente ou integrado à Ficha Clínica.

A prescrição de medicamentos da Ficha Clínica utiliza os dados cadastrados neste módulo para elaboração e emissão das receitas. A procura dos medicamentos pode ser feita pelo nome comercial, substância ativa, categoria ou geral (palavras ou expressões contidas em qualquer um dos itens anteriores), agilizando assim a elaboração da prescrição médica.

Quando as orientações estão cadastradas juntamente com os medicamentos, elas são impressas juntamente com a prescrição.

O Tot-Win já dispõe de um banco de dados com 2.000 apresentações de medicamentos cadastradas.

A Agenda é utilizada para marcar horários de consultas, informar os procedimentos realizados, controlar os recebimentos, emitir os fechamentos de caixa, emitir recibos, agendas e relação para cobrança de convênios, entre outros.

A programação dos atendimentos pode ser personalizada de acordo com as características de cada médico, no módulo de Cadastro de Médicos (*).

Permite que sejam informados os procedimentos realizados em cada consulta. Os procedimentos e valores podem ser padronizados a partir do módulo de Tabela de Honorários Médicos (*), seja a tabela AMB ou outra específica do consultório ou clínica.

A tabela da CID-9 ou da CID-10 pode ser usada para codificar os diagnósticos dos pacientes na Ficha Clínica. A codificação evita problemas com sinonímia e facilita a recuperação de informações.

A tabela SNOMed, para classificação de doenças e topografia, amplamente utilizada em Anatomia Patológica.

Módulo para cadastro da Tabela de Honorários Médicos da clínica com as descrições e valores. Poderão ser lançadas neste módulo a Tabela AMB ou uma tabela de preços específica da clínica (detalhes em Tabela de Honorários Médicos, *).

Neste módulo poderão ser cadastradas orientações médicas, modelos de atestados e modelos para emitir solicitações de exames, ou quaisquer outras informações importantes para os pacientes.

Módulo utilizado para cadastro de informações relativas ao estadiamento de tumores segundo critérios TNM, usado na ficha de Evolução Clínica.

Módulo para cadastro de informações dos convênios atendidos pela clínica ou consultório, formas de pagamento das consultas e outras informações importantes. A Ficha Clínica utiliza os dados deste módulo para fornecer a data a partir da qual a consulta será paga pelo convênio.

Módulo para elaboração de contas de pacientes com os quais tenha ocorrido consumo de materiais. Foi especialmente desenvolvido para auxiliar a preparação de contas dos pacientes cujo tratamento envolva procedimentos, materiais, medicamentos e taxas. Este módulo pode ser utilizado por clínicas que possuem ambiente cirúrgico, ou clínicas que funcionam como Hospital Dia.

Módulo para cadastramento de doenças e síndromes, suas características principais, e referências bibliográficas relacionadas.

É uma agenda pessoal de endereços que pode ser utilizada para encaminhamentos ou mala direta. Pode-se cadastrar endereços de colegas de outras especialidades, clínicas, hospitais, laboratórios, etc.

Módulo para cadastramento de produtos (materiais, medicamentos, patrimônio, etc.), com possibilidade de emissão de listagens de conferência. É o banco de dados cadastral utilizado pelo módulo de Contas Hospitalares. A ficha cadastral de cada produto permite controle da data, da quantidade mínima e do valor da última compra.

Nesta opção estão os módulos de Entrada e Saída de Produtos, respectivamente utilizados para controlar a compra de produtos e o consumo pelas diversas áreas da clínica.

Módulo para cadastramento de fornecedores de produtos, com endereço, pessoas para contato, atividades principais do fornecedor e categoria. Este banco de dados está integrado aos módulos de Controle de Estoque e tem grande utilidade, principalmente quando se faz necessária uma cotação de materiais e medicamentos.

Este módulo permite o cadastramento de interações entre dois medicamentos ou substâncias cadastradas no banco de dados de medicamentos. É possível cadastrar as interações específicas do seu interesse, ou adquirir um banco de dados com diversas substâncias já cadastradas.

Módulo para elaboração e impressão de laudos médicos, tais como os de Tomografia computadorizada, Radiologia, Ultrassonografia, Anátomo-Patologia, etc.

Módulo para cadastramento de modelos de textos a serem utilizados pelo módulo de Laudos.

Módulo para cadastro da equipe clínica, com recurso para personalização das características individuais, incluindo os dias e horários de atendimento, e total em notas já emitidas.

Módulo de uso geral para cadastro de notas fiscais de interesse que necessitem ser enviadas para a contabilidade.

Módulo para gerenciamento dos arquivos de Slides Clínicos, principalmente para os usuários com grande atividade educacional, com recursos para busca através de palavras-chaves ou diagnóstico. Além de descrições e informações textuais, este módulo permite o arquivamento de imagens digitalizadas.

Módulo de cadastramento de seqüências de vídeo para auxílio em explanação aos pacientes sobre procedimentos de interesse, utilizando animações.

A tabela SNOMed, para classificação de doenças e topografia, amplamente utilizada em Anatomia Patológica.

É o protocolo para informar paciente com diagnóstico de Melanoma, ao Grupo Brasileiro de Estudos do Melanoma (GBM). Os dados podem ser enviados via FAX, e-mail ou disco magnético para a Intec-System que providenciará o encaminhamento para o GBM.

Conjunto completo de roteiro de apoio ao diagnóstico de Melanoma integrado ao protocolo simplificado do GBM.

Módulo para configurar e restringir o acesso ao Tot-Win através de senhas de proteção. É possível classificar o tipo de usuário em 5 níveis diferentes de acesso (2 níveis para equipe administrativa, 2 níveis para corpo clínico e 1 nível para supervisão) e definir qual a tela padrão a ser apresentada na Ficha de Evolução Clínica de acordo com a especialidade informada. A senha padrão do usuário SUPERVISOR é INTEC. Recomenda-se que esta senha seja alterada o mais brevemente possível, depois de concluída a instalação do Tot-Win.

Conjuntos de relatórios gerenciais resultantes do processamento das informações da Ficha Contábil do módulo de Agenda. É um módulo essencial para o controle administrativo de um consultório ou de uma clínica.

Recurso para transferir dados da Ficha Contábil do módulo de Agenda para o Sistema de Faturamento de Convênios Tot-Fat (programa especial para processamento de contas médicas para cobrança de convênios).

Tabela de correlação entre o comprimento Vértex Calcanhar e peso de acordo com a idade gestacional.

Módulo que permite estimar o potencial de crescimento de uma criança, não considerando influências ambientais contrárias.

Opção para converter dados dos usuários do Tot-Clin para o Tot-Win.

Opção para inserir no Tot-Win um banco de dados com informações médicas de apoio, como CID, banco de imagens (dermatologia, ginecologia, otorrinolaringologia, etc.), banco de medicamentos, entre outros.

Para anexar novos formatos de impressão de relatórios ou etiquetas. Também é a opção a ser utilizada em caso de dano ao arquivo de índice do Tot-Win, devido a algum problema de equipamento, rede elétrica ou rede local.

Para verificar eventuais problemas de perda de vínculos entre a ficha clínica de pacientes e as evoluções e prescrições de medicamentos, devido à problemas de equipamento, rede elétrica ou rede local.

O Tot-Win possui alguns elementos básicos padronizados que aparecem em quase todos os módulos. Ao assimilar o funcionamento destes elementos, você utilizará os diversos recursos do programa com muito mais facilidade. Usaremos a tela da Ficha Clínica para ilustrar como trabalham os principais recursos.

Campos são os "retângulos" onde as informações são digitadas. Cada campo possui uma legenda, localizada acima do respectivo campo, que informa qual o tipo de dado que pode ser inserido.

Os campos podem comportar diferentes tipos de informação:

• Caractere: texto com número de caracteres limitados pelo tamanho do campo. Exemplo: nome do paciente, convênio, médico responsável, etc.
• Numérico: entrada de números, com ou sem casas decimais (idade, valores de procedimentos na tabela AMB, por exemplo).
• Data: datas no formato dia/mês/ano (ex: data de nascimento).
• Pop-up: são campos especiais que, ao serem clicados, apresentam uma lista de valores possíveis para o preenchimento do campo.
• Texto (Memo): em geral são retângulos maiores onde, diferente do que acontece com os campos do tipo caractere, o tamanho não é limitado, pois o espaço disponível aumenta de acordo com a necessidade.
• Gerais (General): para inserção de fotos.

Na Ficha Clínica temos vários campos, como Nome, Sobrenome, Data de nascimento, etc. Para preencher um campo é necessário que o cursor (pequena barra vertical piscante) esteja posicionado nele. Para passar o cursor de um campo para outro não é necessário o uso obrigatório do mouse. Basta pressionar a tecla [ TAB ] ou [ ENTER ] e o cursor "saltará" para o próximo campo. Para voltar para o campo anterior basta pressionar a tecla com flecha para cima no teclado ou as teclas [ Shift ] - [ TAB ] simultaneamente.

Os Botões de Navegação permitem a passagem de um registro para outro. O primeiro deles (topo) nos leva para o primeiro registro do banco de dados, o segundo volta um registro, o terceiro avança um registro e o quarto vai para o último (inferior).

Presente em quase todas as telas do Tot-Win, o botão Incluir cria um registro em branco no módulo correspondente para digitação de novas informações.

Quando um banco de dados possui muitos dados, não é prático localizar um registro percorrendo-se ficha por ficha através dos Botões de Navegação. Neste caso é mais simples utilizar o botão Procurar. A tela que este botão aciona é diferente de acordo com o módulo em que se está trabalhando, mas os princípios de funcionamento são idênticos.

Para sair do módulo.

O comando Ponto é sem dúvida um dos mais práticos e importantes do Tot-Win. Ele permite que um cadastro do sistema (médicos, medicamentos, convênios, CID, etc.) seja utilizado para facilitar o preenchimento de determinado(s) campo(s). Os campos que possuem recurso de comando Ponto as legendas grafadas totalmente em letras maiúsculas (por exemplo, MÉDICO RESPONSÁVEL, CONVÊNIO).

Exemplo: você está no campo MÉDICO RESPONSÁVEL da Ficha Clínica, e vários médicos já figuram no cadastro de médicos; você pretende localizar aqueles cujos nomes comecem com C:

• Digite C.
• Pressione a tecla [ ENTER ].
• Aparecerá uma lista de nomes que começam com C. Utilize as setas para cima e para baixo para posicionar o cursor no nome desejado e pressione a tecla [ ENTER ]. O nome selecionado será inserido no campo. Caso nenhum nome seja o da sua escolha, pressione a tecla [ ESC ] e preencha o campo normalmente.

Na janela de texto do Tot-Win você poderá armazenar dados em forma de texto livre. Não se preocupe com as mudanças de linha: quando uma palavra não cabe por inteiro numa linha, ela é automaticamente passada para a linha seguinte.

O comportamento do teclado aqui é similar ao que apresenta durante o preenchimento de fichas:

• As teclas com setas servem para mover o cursor de dados pelo texto.
• As teclas [HOME] e [END] levam o cursor respectivamente para o início e para o fim de uma linha.
• A barra vertical de deslocamento serve para visualizar a posição relativa onde se encontra no texto ou para mover de forma rápida dentro da janela.
• As teclas [ PGUP ] e [ PGDN ], servem para recuar ou avançar o texto em uma página de tela respectivamente.
• As teclas [ DEL ] e BackSpace ([  ]) apagam caracteres situados imediatamente depois ou antes do cursor, respectivamente.
• O recurso de inserção (ligado e desligado pela tecla [ INS ]) opera da mesma forma que o faz dentro de um campo.

O Tot-Win permite que a acentuação da língua portuguesa seja usada. Utilize os acentos da mesma forma que se faz com uma máquina convencional de datilografia, isto é, digita-se o acento antes da letra a ser acentuada. Por exemplo: ['] e [a] gera o caractere á (a com acento agudo). O Tot-Win admite trema, acionada com as aspas ([¨] e [u] gera ü) e c cedilha, ç, digitando-se o acento agudo ['] antes de [c].

Letras maiúsculas também são corretamente acentuadas.

Comandos adicionais da janela de texto da Evolução Clínica

• F3 - Para obter dados de diagnóstico a partir do banco de dados do CID. O diagnóstico e o CID localizados são inseridos na posição corrente do cursor, na janela de texto.
• F8 - Para ler padrões de texto gravados no disco.
• F9 - Para gravar no disco, como padrão, o texto da janela de texto.

A seguir, apresentaremos sucintamente as características e os recursos adicionais do Tot-Win.

Existem 2 tipos de cursor no programa:

Presta-se à seleção de uma opção no menu, ou de um campo numa tela de preenchimento. É apresentada na forma de um retângulo de "borda preta" sobreposto aos botões de seleção, ou retângulo "azul" sobreposto aos dos menus ou das informações de um campo para destacá-lo na tela. Pode ser movimentado com as teclas de setas (ß à á â ) ou [ TAB ] dependendo do caso, e selecionado com [ RETURN ] ou [ ENTER ].

É usado durante a digitação de dados nos campos das fichas ou nas especificações de entradas. É um pequeno traço vertical piscante que aparece no local onde o usuário pode inserir os textos, e indica a posição os caracteres aparecerão ao serem digitados.

Para inserir ou alterar dados deve-se posicionar o cursor de seleção sobre o campo desejado, com as teclas de setas (ß à á â ), [ TAB ] e [ Shift ]-[ TAB ] e/ou [ ENTER ].

Para a digitação das informações nos campos, o Tot-Win dispõe de algumas facilidades de edição:

• [] - Move o cursor uma posição para a esquerda sem alterar os dados.
• [] - Move o cursor uma posição para a direita sem alterar os dados.
• [ INS ] - Liga/desliga a inserção de caracteres. Com a inserção ligada, os dados digitados forçam o deslocamento dos caracteres à direita do cursor uma posição. Com a inserção desligada, os caracteres digitados são sobrepostos aos que estiverem sob o cursor.
• [](BackSpace) - Retrocede o cursor uma posição apagando o caractere imediatamente à sua esquerda e deslocando no mesmo sentido os caracteres à sua direita.
• [ DEL ] - Apaga o caractere imediatamente antes do cursor e move os demais caracteres uma posição para a esquerda.
• [ CRTL ]+[] - Move o cursor para o início da palavra à sua esquerda.
• [ CRTL ]+[] - Move o cursor para o início da palavra à sua direita.
• [ HOME ] - Posiciona o cursor na primeira posição (esquerda) do campo.
• [ END ] - Posiciona o cursor à direita do último caractere digitado no campo.

Todos os sistemas em Windows são baseados no uso do mouse para acessar módulos ou comandos específicos. Visando a diminuir o uso do mouse e a agilizar a operação do programa, para os usuários mais avançados, foram criadas várias teclas de atalho. Para utilizar um atalho, mantenha a tecla [ ALT ] pressionada simultaneamente com uma outra tecla (de uma letra) para acessar uma função específica. A letra a ser utilizada em conjunto com a tecla [ ALT ], aparece sublinhada no botão de comando da tela onde você estiver Exemplo: na tela de Ficha Clínica - C (incluir ficha), D (dados pessoais), N (nova consulta), etc. Cada módulo tem seu próprio conjunto de teclas de atalho. Esta regra não é válida para a Agenda, que possui as letras do atalho em maiúsculo. Exemplo: T (alterar), A (agendar), F (ficha paciente).

Quando se utiliza o Tot-Win em rede local são necessários alguns cuidados:

• Certificar-se de que o Tot-Win não esteja aberto em nenhuma estação quando for feito o backup para não comprometer a integridade da cópia de segurança.
• Não desligar o servidor enquanto o Tot-Win estiver sendo utilizado por outros usuários, o que poderá causar danos à base de dados.
• Somente utilizar o comando para reindexar quando o Tot-Win não estiver aberto em nenhuma estação.
• Acessar o Tot-Win pelas estações utilizando a unidade mapeada.

O Tot-Win é extremamente versátil permitindo vários tipos de personalização. Algumas são necessárias para que o programa seja utilizado com eficiência. A maior parte das opções de personalização está no menu Arquivos.

Aconselhamos cadastrar todos os usuários que irão utilizar o Tot-Win para ativar o sistema de segurança.

Esta opção permite especificar senhas de acesso para cada usuário do programa, restringindo o uso dos módulos de acordo com o nível.

Na opção Arquivos do menu, acesse o item Gerenciador de Senhas. Você poderá ver que já existe um usuário e com a senha cadastrada. A partir desta ficha você pode cadastrar outros usuários. Esta senha é padronizada quando o programa é usado pela primeira vez: altere-a na primeira oportunidade.

Para cadastrar um novo usuário

• Clique sobre o botão incluir.
• Confirme que você quer cadastrar um novo usuário.

• Campo para informar quem irá utilizar o Tot-Win (médico, secretária, etc.), este nome será solicitado toda vez que acessar o programa, juntamente com a senha.

• Padrão Tot-Win: acessará a tela de Evolução Clínica padrão do Tot-Win.
• Ginecologia e Obstetrícia: acessará a tela específica para Ginecologia e Obstetrícia na evolução clínica.
• Oftalmologia: acessará a tela para Oftalmologia.

• Sim - esta opção permite o acesso às fichas clínicas de pacientes de outros médicos.
• Não - somente é permitido ao usuário acessar os pacientes cujo nome informado no campo Médico Responsável seja idêntico ao nome do usuário que está associado à senha.

• Sim - esta opção permite livre acesso à agenda de consultas entre os médicos.
• Não - permite somente acessar as agendas do nome do usuário.

• Sim - permite que cada médico tenha sua própria seqüência de registros de pacientes.
• Não - o número de registro será seqüencial, único para todos os médicos.

A senha original do Tot-Win é INTEC (em letras maiúsculas), será preciso informar a senha atual para poder definir o nível de acesso e mudar a senha padrão para uma outra.

• Nível 1 (Secretária) - Acesso à Ficha Clínica (cadastro), Agenda, Arquivo de Endereços, Contas Hospitalares, Estoque, Recibos e Impressão de Relatórios e Etiquetas.
• Nível 2 (Secretária) - Acesso à Ficha Clínica (cadastro), Agenda, Banco de Imagens, Cadastro de Medicamentos, Diagnósticos, Orientação, Arquivo de Convênios, Contas Hospitalares, Endereços, Estoque, Laudos - Modelos de Texto, Médicos, Notas de Despesas, Recibos, Tabela de Honorários, Impressão de Relatórios e Etiquetas e todas as funções do menu Registro.
• Nível 3 (Médico) - Acesso completo à Ficha Clínica, Agenda e Banco de Imagens. No menu Arquivos: CID, Classificação de Tumores, Contas Hospitalares, Doenças e Síndromes, Estoque, Interação Medicamentosa, Laudos, Recibos, Slides Clínicos, Seqüências de Vídeo, Protocolo de Melanoma e Apoio ao diagnóstico de Melanoma.
• Nível 4 (Médico) - Acesso a praticamente todos os módulos do programa, exceto ao módulo de gerenciamento de senhas.
• Nível 5 (Médico) - Acesso completo.

Senha que será solicitada junto com o nome do usuário para acesso ao Tot-Win. É solicitada duas vezes para evitar erros de digitação, uma vez que não aparece na tela.

Ao terminar de incluir todas as senhas, saia do Tot-Win. Entre novamente. O programa a partir deste momento sempre solicitará o NOME DO USUÁRIO e a SENHA.

A maior parte dos consultórios opta inicialmente pela informatização da recepção, o que inclui o agendamento e cadastramento de pacientes. Este método facilitará a informatização posterior da parte médica, pois os pacientes já estarão devidamente cadastrados quando o médico for acessar o sistema.

Para utilizar o Agendamento de Consultas do Tot-Win, será necessário, cadastrar Médicos, Convênios e a Tabela de Honorários para facilitar o processo de trabalho.

Esta opção tem por objetivo cadastrar toda a equipe do consultório ou da clínica. Os médicos cadastrados neste módulo poderão ser localizados utilizando-se o comando Ponto a partir de diversos módulos, incluindo na Agenda de consultas.

Para cadastrar os médicos:

• Clique no botão Incluir.
• Confirme se você deseja cadastrar um novo médico. O cursor irá automaticamente para o campo Nome.
• Digite o nome do médico e pressione a tecla [ TAB ] ou [ ENTER ] para passar para o próximo campo. Preencha os demais campos do cadastro que você julgar necessários.
• Quadro de horários de atendimentos: esta é a parte mais importante do Cadastro de Médicos e sempre deve ser preenchida. Clique no campo pop-up (aqueles com um botão à direita com uma flecha apontando para baixo) e selecione um dos dias da semana que será definido.
• Pressione a tecla [ TAB ] para passar para o campo Início e digite o horário em que o médico começará a atender, no dia selecionado (não precisa digitar os dois pontos entre horas e minutos).
• Informe o Término com o horário que terminará o atendimento e Intervalo com a duração de cada consulta. Faça o mesmo para cada dia da semana.
• Se o médico atende em dois períodos, por exemplo, pela manhã e à tarde, informe os períodos, preenchendo os dois lados do quadro de horários.

O Tot-Win também permite que sejam criados horários específicos sem necessidade de estabelecer um intervalo regular, isto é, permite definir horários variáveis, associados a mensagens de observação a serem inseridas na agenda de consulta. Para definir horários específicos, siga as seguintes etapas:

• Selecione o dia desejado.
• Informe a data inicial, final e intervalo padrão, se desejar.
• Clique sobre o botão Específico do dia escolhido.
• Na tela de horários específicos, clique sobre o botão Gerar Horários, se você quiser utilizar os horários padronizados como na tela anterior para criar uma seqüência provisória.
• Para mudar um determinado horário, posicione o cursor no horário escolhido e pressione a tecla [ ENTER ]. Em seguida, altere a hora e insira uma observação se necessário.
• Para inserir mais um horário, clique sobre o botão Inserir Novo Horário. Este comando inserirá um horário logo acima da posição corrente do cursor.
• Para excluir um horário, posicione o cursor sobre o horário escolhido e clique sobre o botão Excluir Horário.

Para cadastrar os demais médicos do consultório ou clínica repita todas as etapas anteriores e ao finalizar clique no botão Sair.

O campo Atual serve para acumular os valores dos recibos já emitidos no mês.

O campo Limite serve para informar o valor máximo de recibos que poderão ser emitidos durante o mês.

O Cadastramento dos Convênios facilita o preenchimento do campo Convênio dos pacientes, no agendamento e na ficha de cadastro, além de ser fundamental para o cálculo do próximo dia de cobrança da consulta.

Como cadastrar convênios:

• Clique no botão Incluir. Confirme se você deseja cadastrar um novo convênio. O cursor será posicionado no campo Nome.
• Digite o nome do convênio e preencha os demais campos que lhe interessar, pressionando a tecla [ TAB ] ou [ ENTER ] ao final do preenchimento de cada campo, para que o cursor passe para o próximo campo.
• O campo Pagamento de Consultas (tipo pop-up) indica o período indicado para nova consulta paga pelo convênio, isto é, o intervalo mínimo que o convênio exige para reembolso de consultas de um mesmo paciente. Este campo é importante para o controle de consultas do Tot-Win.
• A opção 15/30 dias é utilizada para os convênios que, após quinze dias da última consulta, pagam metade do valor de uma consulta e após 30 dias pagam consulta integral.
• Cadastre todos os convênios que você desejar.

Neste módulo cadastre todos os honorários médicos e seus respectivos valores. Poderão ser cadastradas tabelas Particulares e a tabela de Honorários da AMB. Você poderá também incluir diversas tabelas alternativas. Para isto, utilize um caractere "identificador" antecedendo o nome do procedimento. Assim, poder-se-á ter o mesmo procedimento para diversos convênios diferenciando-os pelo primeiro caractere.

Como cadastrar procedimentos médicos:

• Clique no botão Incluir e confirme que você deseja cadastrar um novo procedimento. O cursor será posicionado no campo Código.
• Preencha os campos e pressione as teclas [ TAB ] ou [ ENTER ] para ir para outro campo.
• Cadastre todos os honorários repetindo o processo acima.
• Para encerrar o cadastramento, clique no botão Sair.

Nos procedimentos particulares preencha apenas o campo Valor em R$.

• Código AMB - informar o código da AMB do procedimento.
• Honorários CH - número de CHs.
• Custo CH - número de CHs do custo do procedimento. É utilizado em geral em procedimentos laboratoriais ou radiológicos.
• Valor em R$ - valor do procedimento em reais. Este é o campo de onde a Ficha Contábil obterá o valor do procedimento.
• m² de filme e incidências - São utilizados em procedimentos que utilizam filmes (exemplo: RX, Ultrassom, etc.).
• Auxiliares e Porte Anestésico - somente devem ser utilizados em procedimentos cirúrgicos.

• Descrição - dados adicionais em relação ao procedimento.

Uma vez feitos os cadastros de médicos, convênios e tabela de honorários, é hora de iniciar o agendamento de pacientes. Clique sobre o botão Agenda na tela principal para acessar o módulo de agendamento de pacientes.

Descrição da Tela de Agendamento

• Ao acessar o módulo de agendamento, o Tot-Win utiliza como padrão a data do relógio do microcomputador.
• Para acessar a agenda do médico, informe o nome do médico na mesma forma como foi cadastrado no Cadastro de Médicos.
• Utilize o comando Ponto para digitar o nome do médico (digite o ponto e depois o início do nome) cuja agenda você deseja consultar.
• Informe a data da agenda e pressione [ ENTER ]. Clicando sobre os botões Dia Anterior ou Próximo Dia você poderá recuar ou avançar um dia, respectivamente. O Tot-Win apresentará, no quadro inferior da agenda, uma planilha com a relação dos pacientes agendados. Será em branco se nenhuma consulta estiver sido marcada para o dia especificado.
• Para criar a agenda de um médico com horários pré-definidos, clique no botão Criar. A planilha será preenchida com os horários que o médico atende neste dia da semana e estará pronta para receber o agendamento.
• Botão Criar - tem a função de gerar horários de atendimento conforme as regras definidas no Cadastro de Médicos. Quando existir horários específicos para o médico, o Tot-Win perguntará qual utilizar para criar a agenda.
• Criar Horários - utiliza os períodos e os intervalos especificados para gerar intervalos regulares.
• Utilizar horários específicos - utiliza definições específicas do horário do dia.
• Botão Dia Anterior - volta um dia na agenda.
• Botão Próximo Dia - avança um dia na agenda.
• Botão Ir Para... - tem a função de avançar ou recuar a agenda numa determinada quantidade de dias, semanas ou meses, o que facilita a marcação de retornos do paciente.

O agendamento de um paciente pressupõe que você já tenha executado as instruções do item anterior, isto é, estabelecido o nome do médico e o dia da agenda, além de ter criado a agenda para este dia. Você tem duas opções para acessar um horário pré-determinado:

• Clique 2 vezes sobre a linha com o horário onde o paciente será agendado.
• Clique sobre o botão Alterar. A data e hora da consulta já estão preenchidas.
• Informe o nome do paciente. Se ele já estiver cadastrado, digitar algumas letras iniciais do nome, caso contrário digite o nome completo e pressione a tecla [ ENTER ]. Se o paciente não estiver cadastrado, o Tot-Win perguntará se deseja cadastrá-lo. No momento escolha Não.
• Preencha os campos telefone, observação (qualquer observação sobre a consulta) e convênio (utilize o comando Ponto para trazer do cadastro de convênios). Clique OK quando terminar.
• O paciente será agendado na data e hora informada.

• Clique sobre o quadro de pacientes (quadro inferior).
• Utilize as setas para cima e para baixo do teclado para mover de um horário para outra. Pressione a tecla [ ENTER ] quando você estiver no horário desejado. O Tot-Win apresentará uma tela simplificada equivalente ao botão Alterar. A finalidade deste recurso é diminuir a necessidade para o uso do mouse durante o processo de agendamento.

Mesmo com a criação da agenda com os horários pré-definidos, o Tot-Win ainda permite agendamento de pacientes fora destes horários (encaixes ou extras).

• Clique sobre o botão Agendar.
• Digite o nome do paciente e pressiona [ ENTER ].
• Preencha a hora da consulta e as observações que julgue necessárias. Ao final clique sobre o botão [ OK ].

Será criado um horário "extra" com o nome do paciente.

Cancelando uma consulta

• Botão Cancelar - cancela a consulta mantendo o horário (apenas apaga o nome do paciente agendado). O horário permanece disponível para agendar outro paciente.
• Cancelando o horário - clique duas vezes sobre nome do paciente e/ou horário. Em seguida mantenha pressionada a tecla [ ALT ] e pressione [ C ]. O horário é retirado da agenda.

Permite visualização de todos horários vagos já criados, na data da agenda ou em dias posteriores, que ainda não tenham pacientes agendados.

Para voltar a visualizar a agenda de um determinado dia, digite a data no campo Data do quadro superior da agenda e pressione a tecla [ ENTER ].

Quando um paciente agendado comparece ao consultório, poderá ser feito o seu cadastramento, caso ainda não o tenha feito, ou pode-se consultar a ficha cadastral para fazer alterações.

O cadastramento de um paciente no Tot-Win pode ser feito em dois locais distintos: Agenda ou Ficha Clínica. Neste tópico veremos a primeira opção. A segunda será vista na seção Ficha Clínica, mais adiante (*).

• Clique duas vezes sobre a linha com nome do paciente (no quadro inferior da agenda).
• Clique no botão Alterar.
• Corrija o nome do paciente, de preferência utilizando algum documento dele. Em seguida pressione a tecla [ ENTER ]. O sistema deverá perguntar se você deseja cadastrar o paciente, caso o paciente não exista. Clique em Sim.
• O Tot-Win abrirá uma tela cadastral com o nome do paciente já preenchido. Pressione a tecla [ ENTER ] avançar para os próximos campos, preenchendo somente os campos necessários.

Alguns dos campos da Ficha Clínica necessitam de algumas explicações, outros são inteligíveis com a legenda.

• Nome: nome completo do paciente. Preste bastante atenção ao preencher este campo, pois será a partir dele que você vai procurar os pacientes no futuro. O Tot-Win dispõe de recurso especial para retirar espaços em branco adicionais digitados acidentalmente.
• Sobrenome: este campo é preenchido automaticamente a partir do nome.
• Nasc.: data de nascimento do paciente.
• Idade: idade em anos, meses e dias, calculada automaticamente pelo Tot-Win sempre que o campo Idade estiver preenchido com zero. Caso já tenha alguma informação, o sistema evita o recalcular, pois assim sendo, será a idade no cadastramento.
• Enviar Carta: campo para informar se deseja enviar correspondência ao paciente.
• Cod. Loc.: gerado automaticamente pelo programa. É formado pelos dígitos do dia e mês de nascimento seguidos das iniciais do paciente sem a preposição. É um poderoso mecanismo de busca de pacientes.
• Registro: número seqüencial da ficha do paciente, criado automaticamente pelo programa.
• CONVÊNIO: este campo aceita o comando Ponto (observe como a palavra convênio está em letras maiúsculas). Digite um ponto seguido da(s) primeira(s) letra(s) do nome do convênio. Por exemplo: para trazer o convênio Amil basta digitar .A e pressione a tecla [ ENTER ]. Para utilizar este comando é necessário que os convênios tenham sido previamente cadastrados.
• Número no Convênio: número do paciente no convênio (carteirinha).
• MÉDICO RESPONSÁVEL: também dispõem do comando Ponto. Digite um ponto seguido das primeiras letras do nome do médico responsável pelo paciente. O médico precisa estar previamente cadastrado.
• 1^a consulta: preenchido automaticamente com a data em que o paciente foi cadastrado.
• Última consulta: data da última consulta do paciente. É atualizado pela agenda.
• INDICADO POR: nome da pessoa que indicou o paciente

Após o preenchimento da tela principal do cadastro clique sobre o botão Dados Pessoais, para informar os demais dados do paciente.

O campo Endereço permite consulta ao banco de dados de CEP (adquira o banco de dados CEP com a Intec System) através do comando Ponto. Digite um ponto seguido do endereço completo e pressione a tecla [ ENTER ]. O sistema localizará as ruas cujo nome é semelhante ao digitado mostrando o resultado na tela. Selecione a rua desejada (preste atenção se o nome da cidade é o desejado) e pressione [ ENTER ]. Bairro, cidade, estado e CEP serão automaticamente preenchidos.

Ao terminar de preencher os Dados Pessoais, volte para a tela principal da ficha de cadastro clicando o botão Finalizar. Em seguida clique em Sair para voltar para a Agenda.

Para visualizar informações cadastrais dos pacientes a partir do módulo de Agenda.

• Clique duas vezes no nome do paciente no quadro de pacientes (quadro inferior).
• Clique no botão Ficha Paciente. Aparecerá um quadro de procura onde o nome do paciente já estará preenchido.
• Clique em Iniciar Procura para procurar o paciente.

Em alguns casos o sistema poderá não conseguir localizar a ficha. As principais causas para este problema são:

• Paciente ainda não cadastrado.
• Nome do paciente na agenda está diferente do nome no cadastro.

Para imprimir a Ficha Clínica, clique no botão Ficha/Relatório. O programa trará as seguintes opções de impressão:

• Ficha Clínica: impressão dos dados da ficha clínica.
• Ficha Clínica completa: impressão dos dados da ficha clínica com as observações.
• Lista de Ficha Clínica: impressão de uma listagem de todos os pacientes.
• Formatos Impressão de 01 a 03 (opcionais).

• Envelope.
• Endereço Residencial.
• Etiquetas de Aniversariantes.
• Identificação.
• Posição Específica.

Opção para imprimir relação das consultas do dia ou de um período, recibo e relação de atendimentos para convênios (para fins de cobrança).

Para imprimir a lista das consultas a serem realizadas por um médico numa determinada data:

• Digite o nome do médico e a data da agenda.
• Clique sobre o botão Imprimir.
• Selecione a opção Agenda do dia e escolha a forma de impressão.

• Clique sobre o botão Executar.

Imprimindo a Agenda de um Período

• Digite o nome do médico e a data da agenda;
• Clique sobre o botão Imprimir;
• Selecione a opção Agenda de um período, informe o período inicial e final e escolha a forma de impressão:

• Clique sobre o botão Executar.

Imprimindo Relação de Atendimentos

• Digite o nome do médico e a data da agenda.
• Clique sobre o botão Imprimir.
• Selecione a opção Relação. Selecione Vídeo ou Impressora e depois clique sobre o botão Executar.

• Informe da data inicial, final e o convênio.
• Clique sobre o botão OK. Em seguida será emitida uma relação contendo os pacientes durante o período, do convênio informado.

Imprimindo Recibo para um paciente

• Digite o nome do médico e a data da agenda.
• Clique duas vezes sobre a linha com nome do paciente, no quadro inferior da agenda.
• Clique sobre o botão Imprimir.
• Selecione a opção Recibo e escolha Vídeo ou Impressora.
• Clique o botão Executar.

Opção para imprimir uma relação de um determinado período, com os nomes dos pacientes atendidos e respectivos dados financeiros, para controle de saldo.

• Digite o nome do médico e a data da agenda.
• Clique o botão Fechamento de Caixa.
• Informe a data inicial e a data final. No campo médico, pode-se utilizar o comando Ponto para buscar o nome do médico.
• Escolha Vídeo ou Impressora.

Botão Procurar

• Para localizar a data e hora da consulta, informe o nome do paciente e clique em Iniciar Procura.

Para anotar recados numa janela de texto.

Para acessar a ficha contábil informando os dados financeiros relativos à consulta.

• Nome do Paciente, telefone, complemento - estes dados são obtidos da Ficha Clínica no momento do agendamento. Pode ser utilizado o comando Ponto no item nome do paciente.
• Tipo de Atendimento - para informar se é uma Nova Consulta, Retorno, Meia consulta ou Rotina.
• Comparecimento - para informar se o paciente compareceu, faltou, cancelou ou já foi atendido.
• Médico Atendimento - médico que atendeu o paciente. Com o comando Ponto você poderá obter dados a partir do Cadastro de Médicos.
• Médico Indicação - médico que indicou o paciente. Com o comando Ponto você poderá obter dados a partir do Cadastro de Endereços.
• Quadro de Procedimentos realizados na consulta - para informar os procedimentos realizados. Os itens deste quadro possuem comando Ponto que acessam dados da Tabela de Honorários.
• Nota/convênio - para informar em nome de quem será emitido o recibo. Caso seja paciente de convênio, insira o nome do convênio neste campo. Se utilizar o comando Ponto, serão acessados dados do Cadastro de Convênios.
• Valor - para informar o valor da nota a ser emitida.
• Observação - para quaisquer comentários adicionais.
• Desconto % - para informar a porcentagem de desconto.
• Desconto R$ - para informar o valor do desconto em R$.
• Nome do pagante - para informar o nome da pessoa que está pagando, ou seja, o nome para quem será emitido o recibo.
• Taxa de Sala - para informar se haverá cobrança de taxa de sala.
• Botão Lançar Pagamentos - para informar os cheques de pagamento e seus valores.
• IRRF % - campo para informar a porcentagem do Imposto de Renda a ser calculado.
• IRRF R$ - campo para informar o desconto do Imposto de Renda em reais.
• Banco, Agência, Nº cheque, Data para depósito e valor - para informar dados relativos ao cheque.

Opção para imprimir o recibo diretamente da Ficha Contábil. É possível visualizar no Vídeo ou enviar direto para a Impressora, ou pode-se clicar em Acumular o Valor da Nota, para que o valor seja lançado no campo Atual no Cadastro de Médicos para controle de emissão de recibos.

Para emissão de relatórios administrativos:

• Por Procedimento.
• Por Convênio.
• Por Médico de Atendimento.
• Por Médico de Indicação.
• Por Agendamento.
• Por Comparecimento.

Para emitir estatísticas de atendimento, siga as etapas a seguir:

• Selecione o tipo relatório e clique no botão Gerar Estatísticas.
• Informe no campo Agenda o nome da Agenda (pode-se usar o comando Ponto).
• Informe o período desejado e clique OK.
• Clique na opção Vídeo ou Impressora .

Você poderá arrastar as colunas da agenda para a posição desejada e/ou mudar a sua largura.

Para fazer estas mudanças siga os passos:

• Para aumentar ou diminuir a coluna, posicione o cursor na linha que divide uma coluna da outra e clique com o mouse até aparecer uma seta indicando para o lado direito e esquerdo e em seguida arraste até o tamanho desejado.
• Para trocar as colunas de posição, clique com o cursor na barra cinza e arraste para a direita ou esquerda e solte o cursor quando o campo estiver na posição desejada.

Visando a agilizar e facilitar o trabalho durante o agendamento de pacientes, foi criado um conjunto de teclas de atalho para evitar o uso constante do mouse. Mais detalhes em "Funções Rápidas de Atalho" (*).

Esse módulo tem a finalidade de cadastrar dados pessoais dos pacientes, dados clínicos e prescrição de medicamentos.

Como visto anteriormente na seção Agenda, existem dois caminhos para cadastrar um paciente no Tot-Win: pela Agenda ou pela Ficha Clínica. Neste tópico veremos a 2a opção.

• Entre no módulo de Ficha Clínica clicando sobre seu botão na tela principal do Tot-Win.
• Para incluir um novo paciente clique sobre o botão Incluir Ficha e confirme que você deseja cadastrar um novo paciente.
• Preencha os dados do paciente conforme já descrito na seção Cadastrando pacientes pela agenda.

Nota importante: Todos os itens da ficha clínica com legenda totalmente em letra maiúscula possuem recurso de comando Ponto de busca de dados.

Para usar o comando Ponto, digite um ponto (.) como primeiro caractere do campo, seguida da informação que você deseja procurar (usualmente, o início do que se deseja digitar). O Tot-Win irá procurar no arquivo correspondente se existem dados que iniciam com os caracteres digitados. Caso existam, o programa apresentará uma lista dos registros para você selecionar. Use as setas para posicionar o cursor de seleção no registro desejado e pressione a tecla [ ENTER ]. Experimente ir para o campo INDICADO POR, digite por exemplo ".D" e pressione a tecla [ ENTER ]. Se você inseriu algum médico no cadastro de endereços, será apresentada uma lista com todos os nomes que iniciam com a letra D. Mova o cursor até o registro desejado e pressione a tecla [ ENTER ].

• Campo Convênio - nome do convênio, a partir do Cadastro de Convênios.
• Campo Médico Responsável - dados do Cadastro de Médicos.
• Campo Indicado por - dados do Cadastro de Endereços.
• Campos Medicamentos (tela de Observação Clínica) - dados do cadastro de medicamentos.
• Campos Diagnósticos (tela de Observação Clínica) - dados do cadastro de CID - Diagnósticos.
• Comando F3 das Janelas de Texto Clínico - dados do cadastro de CID - Diagnósticos

Para informar dados complementares do paciente, clique sobre o botão Dados Pessoais. Nesta tela, na opção Particularidades, você poderá abrir uma janela de texto para informar características particulares do paciente, na opção Observação Clínica poderá informar dados clínicos importantes para acompanhamento clínico do paciente, na opção Exames/Receitas e Laudos de Exames poderá digitar solicitações de exames e lançar os resultados.

Para retornar para tela anterior, clique sobre o botão finalizar.

Se estiver disponível o banco de dados de CEP da Intec System, você poderá utilizar o comando Ponto no campo de endereço na tela de dados pessoais da Ficha Clínica para obtenção do CEP a partir de um nome de rua.

Um ficha pode ser localizada de duas maneiras:

• 1 - Botão Procurar, para qualquer paciente cadastrado no sistema.
• 2 - Botão Agenda, para acessar a agenda de consultas de um determinado dia. Ao posicionar o cursor de seleção sobre o paciente escolhido e pressionando [ ENTER ], o Tot-Win trará a ficha cadastral do(a) mesmo(a).

Esta forma de procura é a mais indicada quando queremos localizar a ficha de um paciente que não está agendado, ou nos consultórios onde o agendamento não é informatizado.

• Na tela da Ficha Clínica, clique no botão Procurar.
• Na tela de Procura, digite uma parte do nome do paciente (não é necessário digitar o nome inteiro), e clique no botão Iniciar Procura. Não se preocupe com acentos e letras maiúsculas ou minúsculas. O Tot-Win não faz distinção entre eles no momento da procura.
• Caso tenha mais que um nome que satisfaça a condição especificada, o Tot-Win apresentará uma relação com os dados compatíveis. Posicione o cursor de seleção sobre o paciente desejado, utilizando o mouse ou as setas do teclado, e pressione a tecla [ ENTER ].

A procura também pode ser feita pelo número do registro (prontuário), código de localização (dia e mês de nascimento) ou sobrenome. A opção é a Procura Geral, apesar de ser bem mais lenta que as descritas anteriormente, é a mais versátil e permite procurar em vários campos ao mesmo tempo além de possibilitar a busca de seqüências de letras contidas no meio de um campo, exemplo, nome.

Muitas vezes temos dificuldades em localizar a ficha de um paciente. Isto ocorre, em grande, parte devido a uma busca inadequada. Citamos em seguida algumas dicas para facilitar a busca de pacientes.

• Não digite o nome inteiro do paciente. Qualquer erro de digitação fará com que o sistema não localize a ficha. Para localizar a ficha de "José Augusto de Oliveira", digite apenas "José A". Todos os pacientes cujos nomes iniciam desta maneira serão listados na tabela.
• Caso haja dúvida quanto à grafia de algum nome, evite digitar a parte do mesmo onde há dúvida. Exemplo: na dúvida entre "Luiz" e "Luis", digite apenas "Lui".
• Uma boa alternativa de procura é a pelo sobrenome do paciente. Lembre-se que, para o Tot-Win, o sobrenome é somente a última parte do nome.
• Caso a procura por nome ou sobrenome não dê certo, tente pelo Cod. Loc., isto é, dia e mês de nascimento do paciente (se o paciente nasceu no dia 04/03, digite 0403).

O botão Agenda permite visualizar uma tabela com todos os pacientes agendados para um determinado médico num determinado dia. Este modo de procura é o ideal para uso no o dia a dia, durante os atendimentos.

• Clique no botão Agenda.
• Digite o nome do médico (use o comando Ponto) e a data da agenda.
• Clique no botão OK.
• Aparecerá em seguida a relação com os pacientes agendados para o dia. Selecione um deles usando o mouse ou as setas do teclado, e pressione [ ENTER ].
• O botão Ver Recados apresenta a tela de recados, caso a recepção anotado algum recado.

Uma vez estando cadastrado o paciente, o médico pode preencher os dados clínicos. Para cada ida do paciente ao consultório deverá ser criada uma nova ficha de consulta (para o sistema é considerada como Ficha Evolutiva), como explicado em seguida:

• Localize a ficha do paciente.
• Clique no botão Nova Consulta e confirme que você deseja criar uma nova ficha.
• Na tela de consulta, clique o botão Observação Clínica. Este botão acessará uma tela que com campo texto (retângulo maior) onde podem ser digitados os dados da primeira consulta do paciente, como História e Exame Físico, tipo sangüíneo, diagnósticos, medicamentos em uso e outros. Cada paciente possui apenas uma tela de Observação Clínica, independente de quantas consultas forem criadas para ele.

• Preencha os dados da Observação Clínica. Os campos Diagnósticos e Medicamentos possuem o comando Ponto. Ao terminar, clique no botão Finalizar.

A tela de Ficha Evolutiva possui um campo tipo texto onde podem ser digitados os dados da evolução clínica, condutas, exames solicitados, medicamentos prescritos, etc.

• Para imprimir a janela de texto da evolução clínica clique no botão Imprimir e selecione no Vídeo ou Impressora;
• Preencha os dados da evolução e clique no botão Retornar para voltar à ficha de cadastro do paciente.

Ao terminar o preenchimento dos campos, clique em Finalizar para retornar à tela de dados pessoais. Se quiser retornar à tela de consulta anteriormente criada clique o botão Ret. Anteriores.

Os dados de consultas anteriores de um paciente podem ser resumidos e visualizados em numa única tela. Podemos imaginar duas possibilidades de uso deste recurso:

1. O paciente retornou ao consultório após uma consulta inicial:

• Localize a ficha do paciente a ser consultado.
• Crie uma nova Ficha de Evolução do paciente clicando em Nova Consulta.
• Clique no botão Visualizar Todas as Evoluções.

2. Precisa-se acessar os dados do paciente num momento qualquer:

• Localize a ficha do paciente.
• Entre na ficha da última consulta do paciente clicando em Ret. Anteriores.
• Aparecerá na tela uma tabela com as consultas do paciente ordenadas por data. A última da lista deve ser a mais recente. Selecione-a com o mouse ou utilize as setas do teclado, e pressione [ ENTER ];
• Na tela de consulta, clique no botão Visualizar Todas as Evoluções.

A tela de resumo das evoluções contém três campos: Evoluções Clínicas Anteriores, Evolução Clínica Atual e Observação Clínica. No primeiro temos os dados de todas as consultas anteriores separados pela data da consulta e médico que fez o atendimento, no segundo os dados da consulta atual e no terceiro os dados da Observação Clínica. Esta tela também pode ser usada para o preenchimento da consulta atual, mas não das anteriores. Para alterar dados de consultas anteriores, clique o botão Ret. Anteriores e selecione a consulta a ser modificada na lista apresentada na tela.

O Tot-Win fornece 6 possibilidades de formato de impressão pré-definido da Ficha Clínica. Na tela de impressão é possível informar a quantidade de registros a serem impressas (ficha individual, resto ou todos) e forma de impressão (vídeo ou impressora).

Imprimindo somente os dados de cadastro:

• Na tela inicial do Tot-Win, clique o botão Ficha Clínica.
• Localize a ficha desejada.
• Selecione no Menu de Opções: Geral-Relatórios-Imprimir.
• Informe a quantidade: (individual, resto, todos).
• Selecione a opção Ficha Clínica e clique no botão Impressora.

• Na tela inicial do Tot-Win, clique o botão Ficha Clínica e localize a ficha a ser impressa.
• Entre na tela da última consulta do paciente, clicando em Ret. Anteriores.
• No Menu de Opções, selecione Geral-Relatórios-Imprimir.
• Selecione a opção Ficha Clínica Completa e clique no botão Impressora.

• Na tela inicial do Tot-Win, clique o botão Ficha Clínica e localize a ficha a ser impressa.
• Acesse a consulta a ser impressa, clicando em Ret. Anteriores.
• Posicione o cursor dentro do campo do texto da consulta.
• No Menu de Opções, selecione Geral - Imprimir Texto, e escolha a forma de impressão. Somente o texto que está dentro do campo onde está cursor será impresso.

Se você deseja manter cópias impressas das fichas, pode imprimir a Ficha Completa na primeira consulta do paciente, e nos retornos, somente os dados da consulta que está sendo feita.

A tela de impressão de Etiquetas é semelhante à tela de Relatórios. Nesta tela você dispõe de 5 formatos pré-definidos e poderá informar a quantidade de registros a serem impressas

• Na tela inicial do Tot-Win, clique no botão Ficha Clínica.
• Localize a ficha a desejada.
• No Menu de Opções, selecione Geral-Etiquetas-Imprimir.
• Selecione a quantidade (individual, resto, todos).
• Selecione uma das opções Envelope, Endereço Residencial ou Identificação e clique no botão Vídeo ou Impressora.

• Siga os procedimentos anteriores. Quando aparecer a tela de Etiquetas, selecione o formato Etiqueta de Aniversariante.
• Selecione a quantidade.
• Aparecerá uma tela para especificar o dia e o mês do aniversário.
• Selecione a ordem de como deseja imprimir a etiqueta.
• Ordenar por... Nome - Ordem de Cadastro - Padrão Atual

Esta opção permite que você imprima etiquetas em posições específicas de uma folha. É útil quando se deseja imprimir uma única etiqueta utilizando uma impressora jato de tinta ou Laser. Pode-se configurar o tamanho da etiqueta conforme a necessidade.

• Colunas - quantidade de colunas que existe na folha da etiqueta.
• Linhas - quantidade de etiquetas por coluna.
• Posição atual - é a coordenada da etiqueta onde será impressa.
• Formatos 1 a 5 - tipos de etiquetas pré-definidas para impressão, sendo possível configurá-las conforme sua necessidade. (veja Personalizando etiquetas e relatórios, *)

Uma das características importantes do Tot-Win é o recurso para elaborar e emitir prescrição médica. A prescrição é específica por evolução. Desta forma, ao entrar numa determinada evolução, você poderá rever a respectiva prescrição e reimprimir se necessário.

Para utilizar a Prescrição do Tot-Win, é necessário antes cadastrar os medicamentos.

Na tela de Cadastro de Medicamentos clique no botão Incluir e preencha os campos da ficha. Finalidades dos campos:

• Embalagem: embalagem em que o medicamento é comercializado. Ex: caixa, frasco, vidro, envelope, etc.
• Forma: forma de apresentação. Ex: comprimido, cápsula, suspensão, etc.
• Verbo de uso: verbo utilizado na prescrição. Ex: Tomar, passar, aplicar, etc.
• Periodicidade de uso: coloque neste campo as formas de uso possíveis do medicamento (coloque quantas forem necessárias). Cada forma de uso deve ficar numa linha separada, portanto, devem ser finalizadas pressionando a tecla [ ENTER ]. Exemplo: 1 comprimido de 8 em 8 horas + [ ENTER ], 2 comprimidos de 8 em 8 horas + [ ENTER ], 1 comprimido ao dia + [ ENTER ].
• Complemento de explicação: coloque aqui informações adicionais que devem ser impressas independente da periodicidade de uso. Este campo é opcional. Ex: "durante as refeições", ou "Não ingerir bebidas alcoólicas".
• Tipo: selecione o tipo "Medicamento". O tipo "Fórmula" será visto em seguida.
• Se quiser incluir um texto de orientação de uso mais elaborado, clique o botão Fórmula/Orientação. No campo orientação digite o quanto for necessário. O texto digitado será impresso sempre que este medicamento for prescrito.
• Os botões Indicação/Contra-Indicação, Efeitos Colaterais/Farmacodinâmica, servem para acessar as janelas de texto complementares para cadastrar as respectivas informações.

Esta opção serve para gerar nova apresentação de um medicamento já cadastrado. O Tot-Win criará uma nova ficha com parte dos dados da ficha do medicamento atual, para evitar redigitação. Este botão tem utilidade somente quando se deseja cadastrar várias apresentações de um medicamento. É importante lembrar que cada ficha permite definir apenas uma única apresentação do medicamento.

Campos: Apresentação (ex.: Frasco), Qtd da Apres. (ex.: 22 drágeas) e Concentração (ex.: 500 mg).

Na tela de Cadastro de Medicamentos clique no botão Incluir. Preencha somente os campos descritos abaixo:

• Nome: dê um nome qualquer que você possa lembrar quando for prescrever a fórmula.
• Via de uso: interno, externo, tópico, etc.
• Verbo de uso: verbo utilizado na prescrição. Ex: Tomar, passar, aplicar, etc.
• Periodicidade de uso: coloque neste campo as formas de uso possíveis do medicamento (coloque quantas forem necessárias). Cada forma de uso deve ficar numa linha separada, portanto, devem ser finalizadas pressionando a tecla [ ENTER ].
• Tipo: selecione o tipo "Fórmula". Não deixe de preencher este campo, caso contrário o Tot-Win não reconhecerá este medicamento como fórmula, impedindo sua impressão correta.
• Clique o botão Fórmula/Orientação. No campo fórmula digite os dados da formulação. As dosagens poderão ser modificadas de acordo com cada paciente no momento da prescrição.
• Os botões Indicação/Contra-Indicação, Efeitos Colaterais/Farmacodinâmica, servem para acessar as janelas de texto complementares para cadastrar as respectivas informações.

Agora que o Cadastro de Medicamentos está pronto podemos começar a prescrever.

• Clique o botão Procurar. A busca pode ser feita por nome comercial, substância ativa ou categoria do medicamento (no campo Procura Geral). Digite um deles e clique Iniciar Procura.
• Surgirá uma lista com os medicamento encontrados. Se a apresentação que você está procurando estiver na lista, selecione-a e pressione [ ENTER ], caso contrário, pressione [ ESC ].
• Para fazer alterações em algum medicamento cadastrado basta localizá-lo, seguindo os passos descritos acima, e modificar os dados que você achar necessário.

Como pode haver dúvida na grafia do nome de alguns medicamentos, procure digitar somente as primeiras letras do nome. Assim, a chance de encontrar o medicamento será maior, por exemplo, para Cataflam, digite apenas Cata, ou Cataf.

Para fazer uma prescrição é necessário ter uma Ficha de Evolução aberta. Se você ainda não criou a Ficha de Evolução para o paciente que receberá a prescrição faça-o, localizando a ficha e clicando no botão Nova Consulta.

A partir da tela de consulta, acesse o módulo de prescrições clicando o botão Prescrição.

• Para incluir um medicamento na prescrição, clique no botão Adicionar medicamento. O cursor irá automaticamente para o início do campo Nome Comercial;
• Utilize o comando Ponto para localizar os medicamentos pelo nome comercial, substância ativa, categoria ou geral no banco de dados. Basta selecionar a forma de procura no botão de escolha e depois informar o medicamento desejado. Digite o mínimo possível para facilitar a busca diminuindo a probabilidade de erros de digitação (para encontrar Cataflam, por exemplo, digite apenas ".cata", ou ".cat"). Não se esqueça de pressionar [ TAB ] ou [ ENTER ] ao final.
• Se houver mais de um medicamento cujo nome comercial se inicia com as letras digitadas surgirá uma tabela com seus nomes e formas de apresentação. Selecione um deles e pressione a tecla [ ENTER ].
• O sistema mostrará uma ou mais posologias possíveis para uso do medicamento.
• Selecione a periodicidade mais adequada para o caso e clique o botão Selecionar (se nenhuma das opções for conveniente, selecione a mais próxima do desejado, pois você poderá modificá-la posteriormente).
• O medicamento será adicionado à prescrição com a maior parte dos campos já preenchida pelo sistema. Preencha o campo quantidade a ser comprada e altere a forma de uso (periodicidade e complemento) caso necessário.

Repita os passos acima para adicionar mais medicamentos à prescrição. Observe que o(s) medicamento(s) prescrito(s) aparece(m) numa lista situada num quadro com a legenda Medicamentos Prescritos.

O Tot-Win também permite a prescrição de fórmulas personalizadas, sendo necessário cadastrá-las antes de usar este recurso (consulte o item Cadastrando fórmulas). A prescrição de fórmulas é quase idêntica à de medicamentos comerciais e não precisa ser feita separadamente. O Tot-Win imprime duas receitas separadas: uma com os medicamentos comerciais e outra com as fórmulas.

• Repita os passos do item anterior (prescrevendo medicamentos).
• Após a seleção da fórmula a ser prescrita, surgirá uma tela com as substâncias da formulação. Se você quiser pode fazer alguma alteração neste momento, mas o cadastro da fórmula também será modificado. Caso deseje que a fórmula seja modificada apenas para este paciente, clique OK, selecione a forma de uso e em seguida clique o botão Fórmula/Apresentação na tela principal da prescrição. Surgirá uma outra tela que permite a modificação da fórmula apenas para esta prescrição.

Se for preciso remover um dos medicamentos da prescrição, siga os seguintes passos:

• Clique o nome do medicamento no campo Medicamentos Prescritos.
• Em seguida, clique o botão Excluir da Prescrição e confirme sua intenção. O medicamento será retirado apenas desta prescrição, sendo mantido no cadastro.

Após incluir todos os medicamentos necessários para a prescrição, resta-nos imprimi-la.

• Clique o botão Imprimir Prescrição.
• Selecione a forma de impressão: Vídeo para pré-visualizar a impressão na tela ou Impressora para imprimir no papel.

Para imprimir apenas um dos medicamentos da prescrição, clique no seu nome na lista de Medicamentos Prescritos, clique o botão Imprimir o Medicamento e selecione a forma de impressão.

Opção Não imprimir - ao marcar esta opção, o medicamento selecionado não será impresso na prescrição. Este recurso é particularmente importante quando se deseja que um determinado medicamento seja impresso em folha separada da atual prescrição. Neste caso, marcaria o medicamento e em seguida imprimiria a prescrição. Após isto, posicionaria o cursor sobre o medicamento marcado e selecionaria a opção imprimir medicamento. Apenas este medicamento seria impresso em uma folha separada.

Opção Ordem de Impressão na Prescrição - com esta opção você poderá determinar a ordem em que os medicamentos serão impressos. Basta informar quem será o primeiro, o segundo e assim por diante.

Opção Copiar para Padrão - permite você transformar toda a prescrição atual a ser utilizada posteriormente em "monobloco".

Ao clicar sobre esta opção, informe o nome que você deseja atribuir ao conjunto de medicamentos prescritos. No futuro, ao adicionar um medicamento com o nome deste padrão, o Tot-Win anexará todos os medicamentos à prescrição.

Ao terminar, clique o botão Sair. O sistema perguntará se você deseja incluir um resumo dos medicamentos prescritos na tela de texto da evolução clínica do paciente a fim de facilitar consultas posteriores.

Este módulo permite cadastramento prévio de orientações médicas, , atestados, solicitações de exames, etc., para uso durante o atendimento ao paciente. O acesso a este módulo pode ser feito de duas formas:

• A partir da tela inicial do Tot-Win.
• A partir da tela de Evolução Clínica.

A primeira opção é adequada apenas para cadastramento das orientações. A segunda pode ser usada tanto para cadastramento de uma nova orientação durante o atendimento ao paciente quanto para impressão de uma orientação previamente cadastrada. Para cadastrar orientações, siga as seguintes etapas:

• Clique no botão Orientação.
• Clique no botão Incluir.

Descrição das finalidades dos campos:

• Orientação: nome que se deseja atribuir para a orientação. Digite um nome fácil de ser lembrado.
• Data: para informar a data em que foi elaborada a orientação.
• Código: para atribuir um código à orientação.
• Tipo: para fornecer uma classificação. Exemplo: orientação, atestado, etc.
• Palavras chaves: você poderá fornecer palavras chaves para pesquisas posteriores.

No campo texto (retângulo maior) digite a orientação. A orientação poderá ser acessada a partir da ficha de Evolução Clínica.

Se você já tem orientações digitadas num editor de textos (MS Word, por exemplo), poderá inseri-lo neste banco de dados sem necessidade de redigitar. Para isto, basta acessar o texto a partir do seu editor, selecionar e utilizar o comando copiar. Em seguida, posicione o cursor no campo texto da orientação e selecione a opção Editar-Colar, do Menu de Opções do Tot-Win. O texto da orientação no editor será transferido para o Tot-Win.

• Localize a ficha do paciente e acesse a Ficha de Evolução Clínica, clicando no no botão Nova Consulta, se a ficha ainda não foi criada, ou Ret. Anteriores, caso contrário.
• Na ficha de consulta, clique o botão Orientação.
• Localize a orientação a ser impressa usando os botões da Barra de Navegação, ou clicando o botão Procurar. Se você optou pela segunda maneira, surgirá uma tela onde deve ser digitado o nome da orientação. Após digitá-lo, clique o botão Iniciar Procura.
• Clique o botão Imprimir e selecione o modo de impressão (Impressora ou Vídeo).

Durante uma consulta, em geral, são realizados vários procedimentos. Através desta opção, você poderá chamar a Ficha Contábil do atendimento para informar os procedimentos realizados. Os valores dos procedimentos são obtidos a partir da Tabela de Honorários.

Existem ocasiões que se deseja encaminhar paciente para laboratórios, colegas de outras especialidades, etc. O Tot-Win permite que você consulte o banco de dados de Endereços para elaboração de cartas de encaminhamento. Ao clicar nesta opção, você acessará uma tela de texto onde poderá elaborar o texto para encaminhamento. Para anexar um endereço (nome, endereço, bairro e telefone) ao texto, clique sobre o botão Procurar. A procura poderá ser feita de diversas formas (nome, tipo, bairro, sobrenome ou especialidade); escolha uma delas e clique em Iniciar Procura.

• Para anexar o endereço localizado pressione [ ALT ] e em seguida tecle a letra [ V ]

Para imprimir, clique no botão Imprimir e selecione a forma de impressão Vídeo ou Impressora.

Este recurso permite o uso de imagens para explanação ao paciente. O Tot-Win na sua versão completa inclui cerca de 800 imagens de diversas especialidades. Além destas, você pode incluir outras imagens através do scanner ou máquina fotográfica digital.

Podemos entrar no banco de imagens de duas maneiras: pelo painel de botões da tela principal ou pela ficha de consulta de um paciente.

• Clique o botão Banco de Imagens na tela principal do Tot-Win ou na própria Ficha de Evolução do paciente. O resultado será o mesmo, acionando a tela do Banco de Imagens.
• A lista de opções situada na parte superior direita da tela mostra as imagens disponíveis. Para visualizá-las basta clicar uma vez sobre o nome da imagem desejada. Você também pode passar imagem por imagem em seqüência pressionando as setas "para baixo" e "para cima" do teclado.

Cada imagem possui um espaço reservado para inserir dados adicionais, como por exemplo, descrição, autoria, palavra chave, etc. Para acessar esta tela, clique no botão Descrição.

A localização de imagens é feita da mesma forma que qualquer outra busca:

• Clique no botão Procurar e digite o texto a ser procurado no campo Nome (procura somente no campo nome da imagem) ou no campo Procura Geral (procura nos campos nome da imagem e palavra-chave) e clique no botão Iniciar Procura.
• As imagens que contém o texto digitado aparecem numa tabela. Use as setas do teclado para selecionar uma delas e depois pressione a tecla [ ENTER ].

O banco de imagens pode ser incrementado com novas imagens que podem ser adquiridas com o uso de um scanner ou uma máquina fotográfica digital. As imagens podem ser adquiridas nos formatos BMP, JPG ou GIF. Se o software que controla o seu equipamento não permite a gravação neste formato será necessário utilizar um outro software que faça esta conversão.

Para incluir uma imagem no banco de dados siga os seguintes passos:

• Faça a aquisição da imagem usando o equipamento de sua escolha e grave-a na pasta onde está instalado o Tot-Win com o nome capta.
• Clique o botão Incluir e preencha os dados da ficha em branco (preencha pelo menos o Nome da foto).
• Clique o botão Captar para incluir a imagem no banco de dados. O Tot-Win vai checar se existe alguma imagem de nome capta na sua pasta. Se houver, a imagem será inserida no banco de dados, caso contrário o Tot-Win lhe dará a opção de selecionar o arquivo que contém a imagem.

As imagens serão gravadas permanentemente no banco de dados, portanto, não é necessário manter as cópias originais que podem ser apagadas desocupando espaço no seu disco rígido.

As imagens do banco de dados podem ser impressas com a descrição. Se você acessar o banco de imagens a partir da tela de Evolução Clínica, o nome do(a) paciente será automaticamente inserido(a) na folha impressa..

Opção para cadastramento dos diagnósticos e CID.

Descrição dos Campos:

• CID - campo para informar o número do C.I.D.
• Diagnóstico - campo para informar o nome do diagnóstico.
• Descrição - Campo para inserir informações adicionais ao diagnóstico.

Bancos de dados de Apoio

Módulo para cadastro da agenda pessoal de endereços para utilização em mala direta ou encaminhamento de pacientes.

• Para acessar este módulo, clique no Menu de Opções: Arquivos - Endereços.
• Clique no botão Incluir para abrir uma ficha em branco.
• Na ficha cadastral poderão ser inseridas informações relativas a endereços comerciais e residenciais, além de campos extras para informações adicionais como os itens observação e especialidade.

Descrição dos Campos:

• Forma de tratamento - campo utilizado para descrever como você trata a pessoa cadastrada. Exemplo: Prof., Dr., Ilmo Sr., etc.
• Tipo/título - para informar o tipo de cadastro. Exemplo: pessoal, laboratório, médico, etc.
• AO - serve para informar se é A (concordância feminina) ou O (masculino)
• Cod. Loc. - de uso totalmente facultativo. Tem finalidade caso queira atribuir um código ao cadastro.
• Botão Observação - área de texto livre para inserir características gerais.

Quando usado somente para o arquivamento de endereços de amigos, o arquivo terá a função de agenda pessoal. Porém, ele pode também ser usado para cadastramento de médicos ou clínicas de diversas especialidades, ou laboratórios clínicos, farmácias de manipulação, etc.

Para emitir Relatórios e Etiquetas você tem duas maneiras:

1ª Opção: Botão Imprimir na Tela de Endereços

2ª Opção: Menu de Opções: Geral - Relatórios - Imprimir

Para imprimir relatórios. Você poderá escolher 3 opções de impressão da ficha de endereços: Ficha de Endereços, Ficha com Observação, Ficha Complemento. Selecione uma das opções e a forma de Impressão (Vídeo ou Impressora).

Para imprimir etiqueta, clique no botão Imprimir e depois clique no botão Etiqueta Individual., Selecione o formato de etiqueta que você deseja imprimir. Informe o número de Colunas da Etiqueta (ex.: 2), o número de linhas (ex.: 10) e a posição a partir de onde você deseja que comece a imprimir.

Nesta opção é possível imprimir listagens de telefones, endereços ou listagem opcional, sendo que qualquer uma das opções pode ser configurada de acordo com a necessidade do cliente (veja Personalizando etiquetas e relatórios, *). Para imprimir basta selecionar qualquer uma das opções e selecionar a forma de impressão Vídeo ou Impressora.

• Nesta opção é possível imprimir etiquetas para mala direta, podendo escolher endereço residencial,